Chat

Tutti i messaggi dei tuoi ospiti arrivano in un unico elenco — Telegram, Viber, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram Direct, Threads e il widget di chat del tuo sito. Nessuno deve tenere aperte cinque app per accorgersi che qualcuno sta chiedendo di un check-in tardivo. Aprilo su /inbox.

La schermata ha tre pannelli: i filtri a sinistra, l'elenco delle conversazioni al centro e la conversazione stessa a destra. Su telefono si vede un pannello alla volta e ci si sposta tra loro.

Trovare la conversazione giusta

Il campo di ricerca sopra l'elenco — Cerca chat, ospiti o tag — guarda il nome dell'ospite, il testo dell'ultimo messaggio e i tag dell'ospite. Le corrispondenze parziali funzionano. Quando una conversazione viene trovata tramite un tag, quel tag compare nel risultato: si vede perché ha corrisposto.

La barra a sinistra filtra l'elenco. Espandi filtri e Comprimi filtri la alternano tra etichette complete e icone.

Gruppo	Che cosa contiene
Filtri rapidi	Tutte, Non lette, Escalation, Assegnate a me, Non assegnate
Cartelle	I tuoi raggruppamenti, gestiti in Cartelle
Canali	Telegram, Viber, WhatsApp, Facebook, Instagram, Email, Web
Stato	I sette stati descritti sotto

I filtri si combinano: scegli Non lette e Telegram e ottieni solo le conversazioni Telegram non lette.

nota

Email compare nel filtro dei canali, ma non esiste ancora un connettore di posta: da lì non arriva e non parte nulla. Tutti gli altri canali dell'elenco si possono collegare nella pagina delle impostazioni «Canali».

Leggere i colori prima di aprire qualsiasi cosa

Il pulsante Colori, sopra l'elenco, apre la legenda Stato del soggiorno. Il pallino colorato su ogni riga dice a che punto del soggiorno si trova l'ospite:

Pallino	Significato
Attualmente in struttura	L'ospite è in struttura adesso
Arrivo oggi	Fa il check-in oggi
Pagato · in arrivo	Ha pagato, arriva più avanti
Soggiorno futuro	Ha prenotato, non ha ancora pagato
Ospite precedente	Ha già fatto il check-out

È il modo più rapido per distinguere un ospite fermo al banco da uno che ha prenotato per marzo, senza aprire nemmeno una chat.

Far avanzare una conversazione tra i suoi stati

Il controllo dello stato si trova nell'intestazione della conversazione. Gli stati sono sette:

Stato	Quando usarlo
Nuovo	Nessuno ha ancora toccato la conversazione
Aperto	Qualcuno ci sta lavorando
In attesa	Stai aspettando una risposta dall'ospite
Posticipato	Messo da parte di proposito, per riprenderlo dopo
Risolto	La domanda dell'ospite ha avuto risposta
Escalation	Serve qualcuno di più esperto
Archiviato	Chiuso e tolto di mezzo

Decidere chi risponde

Il controllo Assegnatario, sempre nell'intestazione, sceglie chi è responsabile della conversazione:

• Greetio IA — l'assistente risponde da solo;
• un membro del team — scelto tra i tuoi collaboratori;
• Non assegnato — nessuno l'ha ancora presa in carico;
• Manager da mobile — compare quando la risposta è stata inviata da Telegram anziché dall'interfaccia web.

I cambi di assegnazione e di stato, l'attività dell'IA, le attività e i pagamenti vengono registrati nella conversazione come eventi di sistema: resta chiaro chi ha fatto che cosa. Gli ospiti non li vedono mai.

Rispondere

Scrivi nel campo in basso. Oltre al testo semplice puoi:

• aprire le Risposte rapide e inserire una risposta salvata invece di riscriverla;
• allegare file, dove il canale lo consente — un canale che non lo permette lo dice, invece di perdere l'allegato in silenzio;
• registrare un messaggio vocale.

Per ritrovare qualcosa detto prima in una conversazione lunga, usa Cerca messaggi nell'intestazione: conta le corrispondenze e le scorre con Risultato precedente e Risultato successivo.

Lavorare con le bozze dell'IA

Quando un ospite scrive, l'assistente prepara una risposta a partire dalla tua base di conoscenza e la mostra come Bozza IA, prima che parta qualcosa. La bozza contiene:

• un indicatore di affidabilità — IA sicura, Rivedi bozza o Serve manager — con una ragione breve come «Non in base di conoscenza» o «Verifica prezzo»;
• le Fonti — le voci della base di conoscenza da cui è stata costruita la risposta, così puoi verificarla invece di fidarti;
• l'avviso Nuovo messaggio ricevuto da quando è stata generata questa bozza, se nel frattempo l'ospite ha scritto di nuovo.

Puoi Inviare la bozza così com'è, Modificarla e poi fare Salva e invia, oppure Scartarla. Quando una bozza è ormai superata il pulsante diventa Invia comunque: un ostacolo voluto, perché l'ultimo messaggio dell'ospite può aver cambiato la domanda.

L'editor usa Markdown, quindi nel messenger dell'ospite il risultato può apparire leggermente diverso.

Provare l'assistente prima che lo vedano gli ospiti

La Sandbox IA è una conversazione fissata in cima all'elenco. Scrivici come se fossi un ospite e guarda esattamente che cosa risponderebbe l'assistente. Se la risposta è sbagliata, suggerisci quella giusta: è da lì che impara.

Ricomincia da capo archivia i messaggi di prova attuali e conserva ciò che l'IA ha imparato. Reimpostare o eliminare la sandbox rimuove messaggi e feedback per l'intera struttura, quindi conviene prima esserne sicuri.

Quando non si può rispondere

Alcune conversazioni sono di sola lettura e un banner in basso ne spiega il motivo:

• la conversazione è archiviata;
• la conversazione è archiviata e la connessione del canale che la gestiva è stata rimossa;
• il widget web è disattivato per questa struttura, quindi l'ospite non può più ricevere nulla;
• il tuo ruolo non ha il permesso di rispondere.

Limiti attuali

• Nessun canale email. Compare solo nell'elenco dei filtri.
• Nessuna azione di massa. Le conversazioni si archiviano e si assegnano una alla volta.
• Il supporto agli allegati dipende dal canale. Ogni messenger consente tipi di file diversi e Greetio avvisa quando quello scelto non passerà.