Attività

Le attività sono i compiti che il personale deve svolgere per gli ospiti: portare asciugamani in camera 12, riparare il bollitore, preparare la sauna per le sette. Stanno su una bacheca in /tasks, e ognuna va a qualcuno di uno dei tuoi reparti.

Da dove arrivano le attività

• Il tuo team le crea sulla bacheca o direttamente da una conversazione.
• Greetio AI le crea quando un ospite chiede qualcosa che richiede una persona: la richiesta va al reparto giusto e a chi è in turno.
• Le prenotazioni di servizi possono creare un'attività di preparazione o di conferma di una richiesta, a seconda di come il servizio è configurato in Contenuti.
• Una recensione negativa dopo il soggiorno diventa un'attività per il manager — vedi Feedback post-soggiorno.

Prima di iniziare

Ogni attività appartiene a un reparto — reception, pulizie, manutenzione — ed è assegnata a uno dei suoi contatti. Reparti, contatti e turni si configurano in Reparti. Finché non c'è almeno un reparto, il modulo dell'attività dice Crea un reparto prima di assegnare attività.

I contatti ricevono le attività su Telegram e possono cambiarne lo stato da lì. Un contatto che non ha ancora collegato Telegram riceve comunque l'attività, ma la notifica resta in attesa finché non lo fa.

Leggere la bacheca

Ogni colonna è uno stato. Una bacheca nuova ha colonne per le attività da fare, in corso, completate e annullate; puoi rinominarle, cambiarne il colore e aggiungerne di tue.

Una scheda mostra il numero dell'attività, il titolo, la priorità, la scadenza, l'assegnatario, l'avanzamento della checklist e la conversazione da cui è nata. Una scadenza superata diventa rossa. Sposta una scheda trascinandola in un'altra colonna o su e giù nella stessa, oppure usa la freccia sulla scheda per passarla allo stato successivo.

Colonne nasconde gli stati che ora non ti servono; Mostra tutte le colonne li riporta.

Trovare un'attività

Cerca attività cerca nei titoli. Aggiungi filtro restringe la bacheca per Reparto, Assegnatario, Conversazione, Priorità e Origine — le attività create dall'assistente sono segnate Greetio AI. Cancella filtri li rimuove tutti.

Creare un'attività

• Aggiungi attività in fondo a una colonna: scrivi un titolo e premi Crea. L'attività finisce in quella colonna; il resto lo compili dopo.
• Crea attività in cima a una colonna apre il modulo completo.

Il modulo completo ha titolo, descrizione e checklist, e i selettori per Stato, Priorità (Bassa, Media, Alta, Urgente), la scadenza e l'assegnatario. L'assegnatario è un reparto più una di queste scelte:

Scelta	Che cosa fa
Chi sta lavorando ora	L'attività va a chi è in turno in quel reparto. Se il turno finisce, passa a un altro contatto disponibile
Contatto specifico	Sempre questa persona

Salva attività la crea.

Creare un'attività da una conversazione

Nella chat, l'intestazione della conversazione ha Crea attività. Un'attività creata lì conserva l'ultimo messaggio dell'ospite come contesto, così chi la svolge vede esattamente che cosa è stato chiesto. Attività correlate, accanto, elenca tutte le attività attive collegate a questa conversazione.

Lavorare su un'attività

Un clic su una scheda la apre. Da lì puoi:

• cambiare stato, priorità, assegnatario e scadenza;
• spuntare le voci della checklist, aggiungerne con Aggiungi elemento checklist, riordinarle o eliminarle;
• in Contesto, vedere l'ospite, la camera e il messaggio originale, con Apri profilo ospite e Apri conversazione;
• Scollega la conversazione se l'attività era collegata a quella sbagliata — la conversazione in sé non viene eliminata;
• leggere il Registro eventi: chi ha creato, riassegnato e spostato l'attività, e quando le notifiche sono state inviate o non sono riuscite.

Elimina attività è nel menu in alto.

Gestire gli stati

Il menu nell'intestazione di una colonna ha Aggiungi stato, Modifica stato, Nascondi colonna ed Elimina questo stato. Uno stato ha un Nome, un Colore e una Categoria — Non iniziata, Iniziata, Completata o Annullata — che dice a Greetio in quale fase della vita di un'attività si trova. Uno stato che contiene ancora attività non si può eliminare: spostale prima. Deve restare almeno uno stato attivo.

Chi può fare cosa

Ruolo	Può
Proprietario, Manager	Tutto, compresi gli stati e l'eliminazione delle attività
Amministratore	Creare, modificare e assegnare attività
Visualizzatore	Vedere la bacheca